ما هي أفضل أنظمة إدارة المستندات السحابية بين عامي 2020-2024
نظام إدارة المستندات السحابية هو أداة أو خدمة عبر الإنترنت تسهل تخزين وإدارة جميع المستندات والمعلومات الخاصة بك من نقطة اتصال واحدة. بمعنى آخر ، إنه نظام يعمل في السحابة حيث يمكنك تخزين جميع ملفاتك ووثائق الشركة واسترجاعها وقتما تشاء من أي مكان في جميع أنحاء العالم. ولكن ما هي أفضل أنظمة إدارة المستندات السحابية في عام 2020 ؟
ما هي أفضل أنظمة إدارة المستندات السحابية في عام 2020
تكتشف الشركات الآن سرعة التحديات التي تواجه تخزين المستندات الورقية ومشاركتها وفقدان الإنتاجية نتيجة لذلك. تؤدي المستندات الورقية إلى زيادة فرص الخطأ وسوء الاستخدام بالإضافة إلى تكاليف إضافية لتخزين خزانات الملفات وصيانتها. علاوة على ذلك ، يصعب تحديد موقعهم ويصبح الوصول مستحيلًا إذا كان زملائك في العمل يعملون عن بُعد.
ألق نظرة على هذه الإحصائيات:
تمثل تحديات المستندات فقدان الإنتاجية بنسبة 21.3٪.
7.5 ٪ من جميع الوثائق الورقية تضيع.
في المتوسط ، يقضي المحترف 18 دقيقة في البحث عن مستند ، والذي يضيف ما يصل إلى 50٪ تقريبًا من إجمالي وقتهم في العمل.
يمكن للشركات التي تحقق إيرادات سنوية تتراوح بين 500 ألف دولار ومليون دولار توفير ما يصل إلى 40 ألف دولار سنويًا من خلال تبديل إدارة المستندات الرقمية لأنظمة The Need for Cloud Document Management.
77 ٪ من أصحاب الأعمال يريدون الوصول إلى الملفات عن بعد.
يلعب نظام إدارة الوثائق السحابية دوراً حاسماً في جعل إدارة الوثائق أسهل وأسرع وذو كفاءة.
LogicalDoc
LogicalDoc هو نظام لإدارة المستندات السحابية مفتوح المصدر يعمل على تقوية إدارة مستندات المؤسسة للشركات متوسطة الحجم والمؤسسات الكبيرة. إذا كان لديك بالفعل الكثير من المستندات الورقية ، فيمكنك توفير الوقت والجهد عن طريق تحويل المستندات الورقية المطبوعة إلى نظرائهم الإلكترونية.
يمكنك الحصول على السرعة مع النظام الأساسي حيث أن تحميل المستندات إلى السحابة هو عملية بسيطة للسحب والإفلات.
يمكن للمستخدمين أيضًا إنشاء المستندات وتحريرها معًا ، مع الاحتفاظ بسجلات محفوظات المستندات والمراجعات السابقة. يأتي LogicalDoc في ثلاثة إصدارات: Enterprise و Cloud و Business Edition و Community Edition.
Dokmee
Dokmee هو نظام سحابة آخر لإدارة الوثائق يريد مساعدتك في التخلص من فوضى المستند. ما عليك سوى تحميل الملفات والمستندات الإلكترونية إلى سحابة Dockmee والوصول إليها من أي مكان من العالم وعلى أي جهاز باستخدام تطبيقات الهاتف المحمول الخاصة بهم.
لدى Dokmee مجموعة من مميزات التعاون مثل التحكم في الإصدار والوصول إلى مستخدمين متعددين ومراجعة المستندات والقيود والمزيد. من المميزات الرائعة لـ Dokmee هو نظام المسح الذي يسمح للمستخدمين باستخراج البيانات من المستندات والحصول على معلومات مثل عدد الصفحات وحجم الصفحة ونوع الضغط. يوجد لدى Dokmee أيضًا مراكز بيانات أمان على مستوى المؤسسات ، وعمليات نسخ احتياطية محدثة ، ومراقبة 24 × 7 وإمدادات الطاقة.
Templafy
يوفر Templafy نظامًا بيئيًا بالكامل لإنشاء وإدارة جميع مستندات العمل ، والتأكد من أنها ضمن معايير شركتك. يحافظ على التناسق بين المحتوى الخاص بك عن طريق السماح للمحترفين بإنشاء مستندات أعمال تجارية مخصصة وشخصية ومتوافقة قانونيًا. أفضل جزء هو أنه يتكامل مع جميع المنصات المكتبية ويسمح لك بإنشاء مستندات ومحتويات تحمل علامات تجارية دون ترك تطبيقات مكتبك.
يمكن للمستخدمين إدارة وتحديث ومشاركة مستندات الشركة في جميع أنحاء المؤسسة من لوحة معلومات واحدة ، مما يقلل من عبء العمل والحفاظ على تحديث الجميع. يمكن الوصول إلى لوحة القيادة من أي مكان — على أجهزة Mac أو Windows أو Android أو iOS ، بل ويمكنها العمل دون اتصال بالإنترنت. كما أنه يتكامل مع جميع الخدمات السحابية الرئيسية – Google Drive ، Dropbox ، وما إلى ذلك ، ويسمح لك أن تمتلك جميع أصول شركتك في مكان واحد.بنقرة واحدة تتمكن من الوصول إلى قوالب الشركة والنصوص والخطوط والصور والشرائح ، الخ
PandaDoc
PandaDoc هو نظام لإدارة الوثائق موجه بشكل خاص نحو فريق المبيعات الخاص بك. يوفر PandaDoc كل ما تحتاجه لتحتاج إليه لإنشاء مستندات المبيعات ومشاركتها وتوقيعها الإلكتروني وتتبعها من لوحة معلومات واحدة. إلى جانب مميزات إدارة المستندات الأساسية ، يتم أيضًا دعم بعض المميزات الرائعة مثل بوابات الدفع داخل التطبيق.
حصلت PandaDoc على وثيقة تتبع مدمجة. إنه يوفر بيانات شاملة حول المستندات التي قمت بمشاركتها مع شركائك أو احتمال المبيعات ، مما يساعدك في الحصول على رؤية ذكية. يمكنك عرض الوقت الإجمالي الذي تقضيه في المستند ، ومتى تم فتحه آخر مرة ، وعدد مرات عرض كل صفحة. يتكامل مع Dropbox و Google Drive للحصول على جميع المحتويات في مكان واحد.
M-Files
تنظم M-Files مستنداتك ومعلوماتك بناءً على ما هو عليه وليس على مكان تخزينه. لدينا جميعًا الكثير من المحتوى المخزن في العديد من التطبيقات السحابية وسطح المكتب ، مما يجعل من الصعب العثور على المعلومات الدقيقة التي تبحث عنها في الوقت المحدد.
تقوم ملفات M بحل هذه المشكلة عن طريق إنشاء نقطة وصول واحدة لجميع محتواك على الإنترنت. يمكن للمستخدمين ببساطة وضع علامة على الملف ، وملء البيانات الأولية والنقر فوق حفظ. ستتمكن ملفات M بعد ذلك من تحديد موقع معلوماتك بسهولة كما ستعلمك أيضًا بأي تكرار. ومع الأمان على مستوى المؤسسة ، تحافظ ملفات M على أمان بياناتك وتأمينها. يعني النشر المرن أنه يمكنك الاختيار بين النشر الداخلي أو السحابي أو المختلط لملفات M وتبسيط سير عملك، يقدم لك بحث ذكي عن البيانات ونشر مرن، كمت أنه يتكامل مع Salesforce ، G-suite ، Sharepoint ، إلخ.
كيف تكتسح عالم التسويق وتصبح مسوق إلكتروني محترف
